El Registro de Empleo, comúnmente llamado ROE, es un documento que registra información sobre el empleo de un trabajador y que Service Canada utiliza para administrar el programa del Seguro de Empleo (EI). Por lo general, los empleadores emiten un ROE cuando un empleado que recibe ingresos asegurables experimenta una interrupción de sus ingresos. El ROE incluye información como las horas asegurables, los ingresos asegurables, los datos de los períodos de pago del empleado y el motivo por el que se emitió el ROE.

Service Canada utiliza la información del ROE para evaluar si una persona puede cumplir los requisitos para recibir EI, calcular el importe de los beneficios y determinar durante cuánto tiempo podrían pagarse. Por ello, es importante que la información del formulario sea correcta, especialmente cuando un empleado ha dejado de trabajar recientemente. Un ROE puede emitirse electrónicamente o en papel. Actualmente, la mayoría de los ROE se presentan electrónicamente, aunque los ROE en papel todavía se utilizan en determinadas situaciones.

¿Por Qué Utiliza Service Canada un ROE?

El ROE proporciona a Service Canada la información necesaria para evaluar una solicitud de EI. Entre otras cosas, la información ayuda a determinar el empleo asegurable, las horas y los ingresos del empleado, así como las circunstancias relacionadas con la interrupción de los ingresos. Por ejemplo, el motivo registrado en el ROE puede ayudar a Service Canada a determinar si el empleo terminó debido a falta de trabajo, renuncia voluntaria, despido, enfermedad, licencia de maternidad u otra circunstancia.

Sin embargo, un ROE no es un documento de aprobación del EI. Service Canada considera el ROE junto con la demás información incluida en una solicitud y aplica los requisitos de elegibilidad correspondientes al beneficio de EI solicitado. Para los beneficios regulares del EI, por ejemplo, los solicitantes generalmente necesitan suficientes horas asegurables, deben haber perdido su empleo por razones ajenas a su voluntad y deben estar disponibles, dispuestos y capacitados para trabajar mientras buscan empleo activamente.

¿Cuándo Debe un Empleador Emitir un ROE?

Por lo general, un empleador debe emitir un ROE cuando un empleado experimenta una interrupción de sus ingresos. Una situación común ocurre cuando un empleado tiene, o se espera que tenga, siete días naturales consecutivos sin trabajar y sin recibir ingresos asegurables de ese empleador. Esto se conoce comúnmente como la regla de los siete días. Otras circunstancias también pueden provocar una interrupción de ingresos, incluidos determinados permisos, enfermedades, lesiones, despidos y otros cambios laborales. El plazo depende de si el empleador emite el ROE electrónicamente o en papel.

Plazos Para Emitir un ROE

Tipo de ROE Plazo general
ROE electrónico Generalmente dentro de los 5 días naturales posteriores al final del período de pago en el que se produce la interrupción de los ingresos
ROE en papel Dentro de los 5 días naturales desde el primer día de la interrupción de ingresos o desde el día en que el empleador tiene conocimiento de ella

Existen reglas especiales y excepciones para determinados ciclos de pago y situaciones laborales, por lo que el plazo exacto puede variar. Debes utilizar las instrucciones actuales de Service Canada para determinar el plazo aplicable a una situación específica. Lo importante para los empleados es que no deberían tener que esperar indefinidamente por su ROE. Si has dejado de trabajar y planeas solicitar el EI, debes presentar la solicitud lo antes posible en lugar de retrasarla mientras esperas el documento.

¿Cómo Obtener un ROE Electrónico?

Si tu empleador presenta el ROE electrónicamente, este se envía directamente a Service Canada. El empleador no está obligado a entregarte una copia impresa, aunque puede hacerlo como cortesía. Los empleados pueden consultar los ROE electrónicos a través de My Service Canada Account (MSCA). Una vez que hayas iniciado sesión en MSCA, dirígete a la sección de Seguro de Empleo y selecciona la opción para consultar tus registros de empleo.

Las instrucciones actuales de Service Canada indican que los ROE electrónicos pueden consultarse e imprimirse mediante MSCA y que los registros están disponibles en línea durante siete años después de la fecha de emisión. Esto hace que un ROE electrónico sea relativamente sencillo de consultar. Por lo general, no necesitas pedir una segunda copia a tu empleador simplemente para consultar el documento. Service Canada también conserva la información de los ROE durante un período más largo. Su información actual sobre los ROE indica que estos registros se conservan durante 11 años.

¿Qué Ocurre si Recibes un ROE en Papel?

Algunos empleadores todavía emiten ROE en papel. Si recibes un ROE en papel y tienes intención de solicitar el EI, debes conservar el original y seguir las instrucciones de Service Canada para presentarlo. A diferencia de los ROE electrónicos, los ROE en papel no se transmiten automáticamente a Service Canada por parte del empleador.

Si solicitas el EI en línea, Service Canada proporciona instrucciones sobre cómo presentar el ROE original en papel. Dependiendo de las instrucciones proporcionadas para tu solicitud, es posible que debas cargarlo con tu solicitud, enviarlo por correo o llevarlo a un centro de Service Canada. Si tu empleador te informa que el ROE se presentó electrónicamente, consulta primero tu cuenta de MSCA antes de asumir que falta una copia en papel.

Códigos de Motivo Comunes del ROE

Una sección que los empleados suelen revisar es el motivo por el que se emitió el ROE. El motivo se registra mediante códigos específicos. Algunos ejemplos comunes incluyen:

Código Motivo general
A Falta de trabajo, finalización del contrato o de la temporada
D Enfermedad o lesión
E Renuncia
F Maternidad
G Jubilación obligatoria o determinadas reducciones de personal/jubilación
K Otro
M Despido
N Permiso de ausencia
P Permiso parental
Z Atención compasiva o cuidado de un familiar

También existen versiones más específicas de algunos códigos. Por ejemplo, un empleado que renuncia para regresar a estudiar o para aceptar otro empleo puede tener registrado un motivo más específico. El código del motivo es importante, pero los empleados no deben asumir que un código determina automáticamente si recibirán EI. Service Canada evalúa las circunstancias de la solicitud y los requisitos de elegibilidad correspondientes. Si consideras que el motivo de tu ROE no describe correctamente lo ocurrido, plantea el problema a tu antiguo empleador y, cuando corresponda, a Service Canada.

¿Qué Información Aparece en un ROE?

Un ROE contiene información que ayuda a Service Canada a evaluar la solicitud de EI de un empleado. Dependiendo de las circunstancias, puede incluir:

  • Información de identificación del empleado
  • Información del empleador
  • El primer día de trabajo del empleado
  • El último día por el que el empleado recibió un pago
  • El motivo de emisión del ROE
  • Total de horas asegurables
  • Total de ingresos asegurables
  • Ingresos por período de pago
  • Pago de vacaciones y otras cantidades pagadas o pagaderas
  • Otra información relevante para la interrupción de los ingresos

Las horas y los ingresos asegurables indicados en el ROE son especialmente importantes porque se utilizan durante el proceso de evaluación del EI.

ROE vs. T4: ¿Cuál es la Diferencia?

El ROE y el T4 son documentos laborales, pero tienen objetivos diferentes. El T4, denominado Statement of Remuneration Paid, informa sobre la remuneración que un empleador pagó a un empleado durante un año calendario. Se utiliza principalmente para declarar ingresos a efectos fiscales y completar una declaración de impuestos canadiense. El ROE, por otro lado, está principalmente relacionado con el Seguro de Empleo y una interrupción de ingresos. Proporciona a Service Canada información sobre el empleo asegurable, incluidos los ingresos y las horas asegurables.

Característica Registro de Empleo (ROE) T4
Propósito principal Administración del EI Declaración de impuestos sobre la renta
Se emite debido a Una interrupción de ingresos, cuando corresponda Ingresos laborales pagados durante el año calendario
Principal servicio gubernamental Service Canada / EI Canada Revenue Agency
¿Incluye horas asegurables? Sí No
¿Incluye ingresos laborales? Ingresos asegurables e información relevante de los períodos de pago Remuneración anual
¿Se utiliza para una solicitud de EI? Sí No sustituye al ROE
¿Se utiliza para una declaración de impuestos? No Sí

En términos sencillos, tu T4 informa al sistema tributario sobre tus ingresos laborales anuales, mientras que tu ROE ayuda a Service Canada a evaluar una solicitud de EI después de una interrupción de ingresos.

¿Qué Ocurre si Falta tu ROE?

Un ROE faltante puede ser frustrante, especialmente si has perdido recientemente tu empleo y estás intentando solicitar el EI. El primer paso es consultar tu cuenta de My Service Canada Account. Si tu empleador presenta el ROE electrónicamente, debería aparecer allí una vez que haya sido procesado. Si no aparece, ponte en contacto con tu empleador y pregunta si el ROE fue emitido y si se presentó electrónicamente o en papel.

Si todavía no puedes obtener el documento, no esperes automáticamente antes de solicitar el EI. Service Canada indica específicamente que puedes solicitar el EI aunque todavía no hayas recibido tu ROE. Presentar la solicitud más de cuatro semanas después de tu último día de trabajo puede provocar la pérdida de beneficios, por lo que es importante solicitarlo con rapidez. Un ROE faltante puede retrasar la tramitación de una solicitud de EI, pero esto no significa que debas posponer la solicitud.

¿Puedes Solicitar el EI Mientras Esperas tu ROE?

Sí. Debes solicitar el EI lo antes posible después de dejar de trabajar, incluso si tu empleador todavía no ha emitido tu ROE. Service Canada recomienda a los solicitantes no esperar al ROE antes de presentar una solicitud de EI. Si esperas más de cuatro semanas después de tu último día de trabajo para solicitarlo, podrías perder beneficios. El enfoque práctico es:

  1. Deja de trabajar y determina si podrías necesitar el EI.
  2. Solicita el EI lo antes posible.
  3. Consulta MSCA para comprobar si tu ROE electrónico ha sido presentado.
  4. Ponte en contacto con tu empleador si falta el ROE.
  5. Sigue las instrucciones de Service Canada si se emite un ROE en papel.
  6. Proporciona cualquier información adicional que Service Canada solicite.

Recuerda que presentar una solicitud sin un ROE no garantiza que tu solicitud de EI sea aprobada. Service Canada todavía debe evaluar si cumples los requisitos de elegibilidad para el beneficio solicitado.

¿Qué Debes Hacer si tu ROE es Incorrecto?

Pueden ocurrir errores. Tu ROE puede contener fechas, ingresos, horas o información laboral incorrectos, o un motivo de separación que consideres que no refleja lo sucedido. Comienza revisando cuidadosamente el documento y comparándolo con tus registros laborales y de pago. Si algo parece incorrecto, ponte en contacto con tu empleador y explica específicamente qué información debe revisarse. Los empleadores son responsables de garantizar que la información presentada en un ROE sea correcta, y las instrucciones de Service Canada contemplan la presentación de un ROE modificado cuando es necesario corregir o actualizar información previamente enviada.

Por ejemplo, un empleador puede tener que presentar un ROE modificado cuando es necesario cambiar información de un ROE emitido anteriormente o cuando Service Canada solicita una modificación. Si un ROE incorrecto ya se utilizó en una solicitud de EI, no asumas que el problema se resolverá por sí solo. Explica la discrepancia a Service Canada y proporciona documentación de respaldo si se solicita.

¿Qué Ocurre si tu Empleador no Emite un ROE?

Si crees que tu empleador debería haber emitido un ROE pero no lo ha hecho, ponte primero en contacto con el empleador. Pregunta si el ROE fue emitido electrónicamente y si fue presentado a Service Canada. Si fue emitido electrónicamente, consulta MSCA en lugar de esperar una copia en papel. Si el empleador no ha emitido el ROE y necesitas el EI, debes presentar igualmente tu solicitud de EI lo antes posible.

Service Canada puede solicitar información y gestionar el ROE faltante como parte del proceso de la solicitud. Conserva copias de documentos laborales relevantes, como comprobantes de pago, contratos de trabajo y comunicaciones con tu empleador. Estos registros pueden ser útiles si Service Canada te pide aclarar información relacionada con tu empleo.

Registro de Empleo y Recién llegados a Canadá

Los recién llegados a Canadá a veces pueden confundirse porque el ROE, la elegibilidad para el EI y el estatus migratorio se analizan al mismo tiempo. Sin embargo, son tres asuntos diferentes.

Tu ROE

Tu ROE es un registro laboral utilizado principalmente por Service Canada para administrar el EI. Registra información sobre tu empleo asegurable y una interrupción de ingresos.

Tu Elegibilidad Para el EI

La elegibilidad para el EI se determina conforme a las reglas correspondientes al beneficio específico. Para los beneficios regulares del EI, por ejemplo, los solicitantes deben cumplir requisitos relacionados con el empleo asegurable, el motivo por el que dejaron de trabajar, el número requerido de horas asegurables, la disponibilidad para trabajar y la búsqueda activa de empleo. Recibir un ROE no garantiza que recibirás EI.

Tu Estatus Migratorio

Tu estatus migratorio es un asunto independiente regulado por las normas de inmigración de Canadá. Un permiso de trabajo, el estatus de residente permanente u otro documento migratorio determina si puedes trabajar o permanecer en Canadá y bajo qué condiciones. Por ejemplo, la posibilidad de que un trabajador extranjero temporal continúe trabajando después de perder su empleo puede depender de las condiciones de su permiso de trabajo. Un ROE no extiende, renueva ni sustituye un permiso de trabajo.

Esta distinción es especialmente importante para los recién llegados. Si pierdes tu empleo, no debes asumir que solicitar el EI cambia tu estatus migratorio o te permite trabajar para otro empleador. Comprueba las condiciones de tu documento migratorio y busca asesoramiento migratorio adecuado si tu situación laboral cambia.

¿Un ROE Garantiza Los Beneficios del EI?

No. Un ROE es un documento importante para el proceso del EI, pero no garantiza la elegibilidad ni el pago de beneficios. Service Canada utiliza la información del ROE como parte de su evaluación, mientras que la elegibilidad para el EI depende de los requisitos correspondientes al beneficio específico. Para los beneficios regulares del EI, estos pueden incluir tener suficientes horas asegurables, haber perdido el empleo por razones ajenas a tu voluntad, estar disponible y capacitado para trabajar y buscar empleo activamente. Por ello, recibir un ROE debe considerarse un paso importante del proceso del EI y no una notificación de aprobación.

¿Cuánto Tiempo Debes Conservar tu ROE?

Si tienes un ROE electrónico, puedes acceder a él mediante MSCA. La información actual de Service Canada indica que los ROE electrónicos están disponibles a través de MSCA durante siete años después de su emisión, mientras que Service Canada conserva los registros de ROE durante 11 años. Aun así, es recomendable conservar tus propias copias de documentos laborales importantes, especialmente si estás gestionando una solicitud de EI, un conflicto laboral u otros asuntos administrativos.

Preguntas Frecuentes

¿Qué es un Registro de Empleo (ROE) en Canadá?

El Registro de Empleo (ROE) es un documento que registra las horas asegurables, los ingresos y los datos laborales de un empleado cuando se produce una interrupción de ingresos. Service Canada utiliza la información del ROE al evaluar una solicitud del Seguro de Empleo (EI).

¿Cuándo Debe un Empleador Emitir un ROE?

Por lo general, un empleador debe emitir un ROE cuando un empleado experimenta una interrupción de ingresos, como una reducción de personal, un despido o determinados permisos de ausencia. El plazo depende de si el ROE se presenta electrónicamente o en papel.

¿Puedo Solicitar el EI si Todavía no he Recibido mi ROE?

Sí. Debes solicitar el EI lo antes posible en lugar de esperar a que llegue tu ROE. Sin embargo, presentar una solicitud de EI sin un ROE no garantiza que cumplas los requisitos para recibir beneficios.